Praca grupowa jest konieczna w firmach zwłaszcza przy realizacji wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań za pomocą poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zaplanować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w konsekwencji wykonać założenia projektu w odpowiednim terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie zawiera moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje określone uprawnienia a także przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma natomiast możliwość generowania sprawozdań określających stan prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich osób . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.